Klachtenprocedure
- Indiening van een klacht
a) Rechthebbenden, beheersvennootschappen en de collectieve beheersorganisaties die de rechten die zij vertegenwoordigen op grond van een vertegenwoordigingsovereenkomst hebben toevertrouwd evenals de gebruikers van beschermde werken en prestaties die een klacht hebben met betrekking tot handelingen van beheer van auteursrechten of naburige rechten opzichtens REPRO PP, kunnen hun klacht indienen via:- Een e-mail naar info@repropp.be .
- Een aangetekend schrijven naar de maatschappelijke zetel (REPRO PP C.V. Raketstraat 50 bus 7 1130 Brussel)
b) Het schrijven bevat een duidelijke omschrijving van de klacht, inclusief relevante documentatie ter ondersteuning.
- Behandeling van de klacht
a) Na ontvangst van de klacht ontvangt de klager binnen 5 werkdagen een bevestiging van ontvangst van de klacht door REPRO PP.
b) De klacht wordt onderzocht door de ombudsman van REPRO PP en indien deze gegrond is, wordt ze doorgestuurd naar de klachtencommissie van REPRO PP die binnen 30 dagen na ontvangst van de klacht door REPRO PP hierover een beslissing neemt.
c) Indien nodig kan de klager aanvullende informatie worden gevraagd.
d) De periode van 30 dagen kan worden verlengd met een periode van maximaal 30 dagen indien gemotiveerde uitzonderlijke redenen dit rechtvaardigen.
- Samenstelling klachtencommissie
De klachtencommissie bestaat uit drie personen van REPRO PP:
- de ombudsman (lid van het secretariaat)
- één bestuurder
- één aandeelhouder
- Beslissing en communicatie
a) REPRO PP communiceert de beslissing van de klachtencommissie binnen 30 dagen na ontvangst van de klacht door REPRO PP, op een duurzame gegevensdrager.
b) Indien de klacht (gedeeltelijk) wordt gegrond verklaard, worden de gepaste maatregelen genomen binnen een redelijke termijn.
- Beroepsmogelijkheid
a) Indien de klager niet akkoord gaat met de beslissing zoals hierboven vermeld, kan binnen 15 werkdagen beroep worden aangetekend bij de Raad van Bestuur van REPRO PP,
b) De Raad van Bestuur zal het beroep onderzoeken en een definitieve beslissing nemen binnen 60 werkdagen.
c) Als de klager niet akkoord gaat met deze beslissing, kan hij zich binnen de wettelijk voorziene termijnen wenden tot een onafhankelijke bemiddelingsinstantie (zoals de Controledienst voor beheersvennootschappen van de FOD Economie) of tot de bevoegde rechtbanken.
Geschillenregeling
De geschillen met betrekking tot REPRO PP, kunnen in onderling akkoord worden onderworpen aan een of meer bemiddelaars.
De bemiddelaar of de bemiddelaars worden aangewezen volgens de bepalingen van het zevende deel van het Gerechtelijk Wetboek (met name artikel 1723/1 en volgende), die van toepassing zijn op de aanwijzing van bemiddelaars.
Zij moeten hun onafhankelijkheid en onpartijdigheid kunnen waarborgen. Zij moeten bijstand verlenen bij het voeren van onderhandelingen en kunnen voorstellen doen na de betrokken partijen te hebben gehoord. De voorstellen worden ter kennis gebracht bij ter post aangetekende zending met ontvangstbewijs.
Indien binnen een termijn van drie maanden te rekenen vanaf de kennisgeving geen van de betrokken partijen zich door middel van een kennisgeving aan de andere partijen in dezelfde vorm tegen de voorstellen van de [bemiddelaar of de bemiddelaars], heeft verzet, worden zij geacht die voorstellen te hebben aanvaard.